Häufig gestellte Fragen
Was genau macht ViralWerk?
ViralWerk entwickelt individuelle Automatisierungslösungen für Unternehmen. Unser Schwerpunkt liegt auf automatisierter Anrufannahme, E-Mail-Kommunikation, Terminplanung und digitalen Prozessen rund um Kundenanfragen. Bei bedarf unterstützen wir zusätzlich bei der Optimierung der digitalen Präsenz und Social Media.
Wie funktioniert die automatisierte
Anrufannahme?
Ein digitaler Telefonassistent kann eingehende Anrufe entgegennehmen, Anliegen erfassen, häufige Fragen beantworten und relevante Informationen aufnehmen. Je nach eingerichtetem System können anschließend weitere Prozesse ausgelöst werden – beispielsweise eine Terminvereinbarung oder die Weiterleitung einer Kundenanfrage.
Kann der Telefonassistent rund um die Uhr erreichbar sein?
Grundsätzlich können automatisierte Telefonsysteme auch außerhalb regulärer Geschäftszeiten eingesetzt werden. Der konkrete Funktionsumfang und die Erreichbarkeit werden individuell auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt.
Kann die Lösung individuell an mein
Unternehmen angepasst werden?
Ja. Genau darauf legen wir besonderen Wert. Abläufe, Anforderungen und Kundenkommunikation unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Deshalb entwickeln wir keine starre Standardlösung, sondern stimmen die Automatisierung auf die jeweiligen Prozesse ab.
Können E-Mails automatisch bearbeitet werden?
Bestimmte wiederkehrende Abläufe innerhalb der E-Mail-Kommunikation können automatisiert werden. Dazu können beispielsweise Eingangsbestätigungen, Terminbestätigungen, Weiterleitungen, Erinnerungen oder strukturierte Folgeprozesse gehören.
Welche Aufgaben automatisiert werden können und sollten, klären wir gemeinsam bei der Analyse.
Kann das System automatische Termine vereinbaren?
Ja, je nach eingesetzter Lösung können Terminplanung und Kundenkommunikation miteinander verbunden werden. Dadurch können beispielsweise verfügbare Termine berücksichtigt, Buchungen erfasst und Bestätigungen automatisch versendet werden.
Kann ViralWerk auch bei Kundengewinnung unterstützen?
Ja. Wir entwickeln auch automatisierte Prozesse zur Identifikation, Erfassung und strukturierten Bearbeitung potenzieller Geschäftskontakte und Kundenanfragen.
Welche Form der Kundengewinnung sinnvoll ist, hängt von Branche, Zielgruppe und Geschäftsmodell ab.
Ersetzt die Automatisierung meine
Mitarbeiter?
Das ist nicht unser Ziel.
Automatisierung soll vor allem wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben reduzieren. Mitarbeiter sollen dadurch mehr Zeit für Tätigkeiten haben, bei denen persönliche Betreuung, Fachwissen und menschliche Entscheidungen erforderlich sind.
Technologie soll Menschen unterstützen – nicht unnötig ersetzen.
Muss ich meine bestehenden Systeme austauschen?
Nicht zwangsläufig. Zunächst prüfen wir, welche Systeme bereits eingesetzt werden und ob diese sinnvoll in den neuen Prozess integriert werden können.
Unser Ziel ist es, vorhandene Strukturen möglichst effizient weiterzuverwenden und nur dort neue Lösungen einzusetzen, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Ist eine komplette Automatisierung
meines Unternehmen notwendig?
Nein.
Oft ist es sogar sinnvoller, mit einem einzelnen Prozess zu beginnen – beispielsweise der Anrufannahme oder Terminplanung.
Anschließend kann das System schrittweise um weitere Automatisierungen erweitert werden.
Für welche Unternehmen sind die
Lösungen geeignet?
Unsere Lösungen können insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant sein, die regelmäßig Kundenanfragen bearbeiten und wiederkehrende administrative Aufgaben haben.
Dazu gehören beispielsweise Handwerksbetriebe, Dienstleister, Werkstätten, Immobilienunternehmen, Gastronomie und viele weitere Branchen.
Unterstützt ViralWerk weiterhin bei
Social Media?
Ja. Social Media bleibt eine ergänzende Dienstleistung.
Wenn ein Unternehmen seinen digitalen Außenauftritt verbessern möchte, unterstützen wir beispielsweise bei Unternehmensprofilen, Content, Kurzvideos und der professionellen Präsentation auf relevanten Plattformen.
Der Schwerpunkt von ViralWerk liegt jedoch auf Business Automation und digitaler Kundenkommunikation.
Was kostet eine Automatisierung?
Die Kosten hängen vom gewünschten Funktionsumfang, den bestehenden Systemen und dem notwendigen Einrichtungsaufwand ab.
Deshalb entwickeln wir zunächst gemeinsam ein Konzept und erstellen anschließend ein individuelles Angebot.
Keine unnötigen Funktionen. Keine pauschale Komplettlösung. Sondern ein System, das zum tatsächlichen Bedarf des Unternehmens passt.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit
ViralWerk ab?
Wir starten mit einem persönlichen Erstgespräch und analysieren, welche Prozesse aktuell Zeit kosten oder zu verpassten Kundenkontakten führen.
Anschließend entwickeln wir ein individuelles Konzept, richten die benötigten Automatisierungen ein und testen die Abläufe gemeinsam.
Nach erfolgreicher Einrichtung kann das System in den laufenden Betrieb übergehen.
Kann ich ViralWerk zunächst
unverbindlich kennenlernen?
Natürlich.
In einem ersten Gespräch schauen wir uns gemeinsam an, welche Prozesse in deinem Unternehmen sinnvoll automatisiert werden könnten und welche Lösung dafür infrage kommt.